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¿Qué implica el cierre registral para una sociedad por baja en el índice de entidades de la AEAT?

¿Qué implica el cierre registral para una sociedad por baja en el índice de entidades de la AEAT? ¿qué es el registro de entidades de la AEAT? ¿qué significa dar de baja a una sociedad en este registro? ¿es igual un cierre de Hoja Registral por falta de depósito de cuentas anuales que por baja en el índice de la AEAT? ¿Qué dice la doctrina notarial del distinto trato que se da a las dos causas de cierre registral?

Para poder contestar a esta pregunta tenemos que saber resumidamente qué función cumple el Registro Mercantil y qué es un cierre registral.

En primer lugar, una compañía sólo adquiere plena capacidad jurídica cuando se inscribe en el Registro Mercantil. Para su inscripción, una sociedad debe aportar tres documentos:

  • Escritura de constitución de la sociedad;
  • Certificado de denominación; y
  • Carta de pago del Impuesto de Operaciones Societarias.

Una vez inscrita, a la sociedad se le asigna una Hoja Registral. A partir de entonces, todos los actos inscribibles que tengan relación con la sociedad serán inscritos en su Hoja correspondiente.

Pues bien, en ocasiones, cuando las sociedades acuden a inscribir un nuevo acto se encuentran con que su Hoja Registral está cerrada. Los motivos para este cierre son dos:

  1. Falta de depósito de las cuentas anuales; y
  2. Baja provisional en el índice de Entidades de la AEAT (IE de la AEAT)

De esta manera, el cierre registral se concibe como un castigo para las sociedades incumplidoras, dejando su actividad registral en suspenso.

Vamos a responder ahora a la cuestión principal de este artículo: Implicaciones del cierre registral por baja en el IE de la AEAT. Las consecuencias de la baja provisional en este Índice son las originadas por el cierre registral. Por tanto, vamos a ver qué implica el cierre de la Hoja Registral de una sociedad.

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Las principales consecuencias del cierre son las siguientes:

  • La sociedad no podrá inscribir ni actos ni documentos mientras el incumplimiento se mantenga. Por tanto, los actos o documentos no inscritos carecerán de publicidad registral. Se les aplica de este modo el principio de publicidad material negativa del Registro Mercantil, de acuerdo con el Artículo 21 del Código de comercio.
  • Se considerará a la sociedad como “irregular”. A nivel normativo, dejarán de aplicarles la legislación de sociedades de capital. Pasan a estar reguladas como sociedades civiles.
  • Posibles sanciones:

Existen sanciones generadas por los dos motivos de cierre de Hoja Registral que comentábamos:

  • Sanciones por la falta del depósito de las cuentas anuales; y
  • Sanciones por baja provisional en el registro de la AEAT (falta declaración de impuestos).

Dentro de las posible destacan las siguientes:

  • Multa de 1.200€ a 60.000€ por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. (Art 283 LSC)
  • Sanción de 600€ por la no llevanza o conservación de la contabilidad. (Art 200 LGT)
  • Multa de 200€ por no presentar impuesto de sociedades en plazo. (Art 198 LGT).

¿Qué es el registro de entidades de la AEAT? ¿qué significa dar de baja a una sociedad en este registro?

Todas las sociedades que tienen su domicilio fiscal en territorio español, están inscritas en el registro de entidades de la Agencia Tributaria (AEAT). En caso de que una sociedad no presente la declaración del impuesto de sociedades en los últimos tres años tiene lugar su baja del registro. Cuando ocurre esto, la AEAT comunica esta baja provisional de su registro al Registro Mercantil. Teniendo esto la consecuencia que ya hemos visto: Cierre de la Hoja Registral, con todo lo que esto implica.

Ahora nos hacemos una pregunta. ¿tiene el mismo tratamiento un cierre de Hoja Registral originado por la no presentación de cuentas que por la no declaración del IS?¿se trata de la misma manera un el cierre por falta de depósito de CCAA que por baja en el registro de la AEAT? Lo vemos en el siguiente punto.

Los deberes de los administradores en relación con las Cuentas Anuales se establecen, entre otros, en el artículo 34 CCom. El órgano de administración debe formular las Cuentas dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio social. La Junta General deberá aprobarlas en los tres meses siguientes a la formulación. A partir de este momento, los administradores disponen de un mes para depositarlas en el Registro Mercantil.

¿Es igual un cierre de Hoja Registral por falta de depósito de cuentas anuales que por baja en el índice de la AEAT?

En lo que respecta al incumplimiento de la obligación de presentación de cuentas anuales, en preciso que señalemos cuáles son sus consecuencias. El artículo 282 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital parece dejarlo claro. Transcurrido más de un año desde el cierre del ejercicio social sin que se haya depositados las CCAA, no podrá inscribirse documento o acto alguno. En la misma línea lo recoge el Reglamento del Registro Mercantil en su artículo 378. Mientras el incumplimiento se mantenga la Hoja Registral permanecerá cerrada.

Ahora bien, este defecto se puede subsanar presentando las CCAA en el Registro Mercantil. Este incumplimiento se plantea de este modo como subsanable y el cierre registral puede considerarse como parcial. Por ello, en caso de cierre por no depósito de CCAA se permiten ciertas inscripciones como el cese o la dimisión de administradores.

Distinto es el tratamiento que se le da al cierre por no declaración del impuesto de IS. En caso de baja del registro de la AEAT se impone un cierre casi total de la Hoja Registral. Cerrada la Hoja no se podrá inscribir acto alguno, salvo los recogidos como excepcionales. Son casos excepcionales que permiten la inscripción, en este caso:

  • Los ordenados por autoridad judicial;
  • Los que sean presupuesto necesario para poder reabrir la Hoja; y
  • Los relativos al depósito de cuentas anuales.

Fuera de estos casos, la Hoja permanecerá cerrada.

Este tratamiento está fijado por la doctrina notarial. Doctrina que por su parte gira en torno al artículo 119.2 de la Ley del Impuesto de Sociedades.

Por tanto, el cierre registral por falta de declaración del IS se plantea en la normativa de forma más absoluta. No permitiendo el cese o dimisión de los administradores, algo que si se permite cuando el cierre es por falta de depósito de las CCAA.

¿Qué dice la doctrina notarial del distinto trato que se da a las dos causas de cierre registral?

Como venimos diciendo, la doctrina notarial es reiterada respecto al distinto tratamiento de las dos causas de cierre registral de una sociedad. Recientemente se ha reafirmado esta doctrina con la Resolución de 22 de diciembre de 2021. La Resolución confirma que el tratamiento del cierre causado por no declaración de IS ha de ser más duro.

La Resolución justifica esta diferencia en que en los casos de no declaración de IS se incumplen obligaciones fiscales. De estas obligaciones han de responder los administradores. De tal manera que no es posible permitir la inscripción de una escritura de cese o nombramiento de administradores en estos casos. Esto, en caso de permitirse, posibilitaría a los administradores desligarse de la sociedad y evitar responder por una obligación tributaria.

Conclusiones

La normativa es clara en lo que se refiere a qué puede causar el cierre de la Hoja Registral de una sociedad: La falta de depósito de las Cuentas Anuales y la no declaración de IS en los últimos tres años. Ahora bien, el tratamiento que se le da a ambos incumplimientos no es el mismo, como hemos visto. Este distinto tratamiento parece estar justificado en que la no declaración del IS es un incumplimiento de obligaciones fiscales. Obligaciones por las que pueden tener que responder los administradores al ser éstos los principales responsables de la falta declaración del IS. Así lo confirma de modo reiterado la doctrina notarial en sus recientes resoluciones.

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